Aineiston nimi

Kuntien yhteisen tehtäväluokituksen ja eAMS:n käyttö 2011

Aineistonumero

FSD2737

Pysyvä tunniste

urn:nbn:fi:fsd:T-FSD2737

Aineiston laatu

Kvantitatiivinen aineisto

Tekijät

• Heikkilä, Anssi (Jyväskylän yliopisto. Historian ja etnologian laitos)

Sisällön kuvaus

Tutkimuksessa selvitettiin kuntien yhteisen tehtäväluokituksen käyttöönoton ja sähköisten arkistonmuodostussuunnitelmien (eAMS) tilannetta kunnissa ja kuntayhtymissä.

Aluksi kysyttiin, onko kunnassa/kuntayhtymässä käytössä asianhallintajärjestelmä ja kuka on tämän toimittaja. Arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS) liittyen kysyttiin, onko kunnilla/kuntayhtymillä käytössä AMS, milloin se on otettu käyttöön ja miten aineistot on siinä luokiteltu. Seuraavaksi tiedusteltiin käytetäänkö kunnassa/kuntayhtymässä kuntien yhteistä tehtäväluokitusta, milloin se otettiin käyttöön ja onko tehtäväluokitus käytössä päätehtävä-, tehtävä-, alatehtävätasolla vai vielä alemmilla tasoilla. Jos yhteinen tehtäväluokitus aiottiin ottaa käyttöön, kysyttiin milloin se oli suunniteltu tapahtuvaksi. Kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen liittyen kysyttiin lisäksi, miten tehtäväluokitus soveltuu kuntien/kuntayhtymien käyttöön sekä mitä etuja ja haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella on.

Seuraavassa osiossa käsiteltiin sähköistä arkistonmuodostussuunnitelmaa (eAMS). Kysyttiin muun muassa, onko kunnassa/kuntayhtymässä käytössä eAMS, minä vuonna se on otettu käyttöön, miten se on toteutettu ja jos eAMS:n tekeminen on vasta suunnitelmissa, niin milloin se aiotaan ottaa käyttöön. Lisäksi pyydettiin arvioimaan eAMS:n toimivuutta, hyödyllisyyttä, integroitavuutta muihin hallinnon järjestelmiin, etuja ja vahvuuksia, puutteita sekä pyydettiin esittämään parannusehdotuksia eAMS:n kehittämiseksi. Lopuksi kysyttiin, mikä on tehtävä/toimintaprosessien mallinnusvaihe kunnissa ja kuntayhtymissä; onko prosesseista mallinnettu kaikki, keskeisimmät, joitakin, pieni osa vai ei lainkaan.

Taustatietoina aineistossa ovat muun muassa kunnan/kuntayhtymän muoto, arkistopiiri, asukasmäärä, työntekijöiden määrä sekä asiakirjahallinnon ja arkiston henkilötyövuodet

Asiasanat

aineistot; arkistotoimi; asiakirjahallinto; asiakirjat; kunnat; kuntayhtymät; luokitukset; sähköinen arkistointi; tiedonhallintajärjestelmät

Tieteenala/Aihealue

• Yhteiskuntatieteet (OKM:n tieteenalaluokitus)
• Luonnontieteet (OKM:n tieteenalaluokitus)
• Valtiovalta, julkinen hallinto, poliittiset organisaatiot, puolueet (CESSDAn aihepiiriluokitus)
• Tietotekniikka (CESSDAn aihepiiriluokitus)

Sarja

Aineistot, jotka eivät kuulu sarjaan

Jakelija

Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto

Käyttöoikeudet

Aineisto on käytettävissä (B) tutkimukseen, opetukseen ja opiskeluun.

Kerääjät

• Heikkilä, Anssi (Jyväskylän yliopisto. Historian ja etnologian laitos)

Tuottajat

• Jyväskylän yliopisto. Historian ja etnologian laitos

Ajallinen kattavuus

2011

Aineistonkeruun ajankohta

2011-01-19 – 2011-02-18

Maa

Suomi

Kohdealue

Suomi

Havaintoyksikkötyyppi

Poliittis-hallinnollinen alue

Perusjoukko/otos

Suomen kunnat ja kuntayhtymät

Tutkimuksen aikaulottuvuus

Poikkileikkausaineisto

Otantamenetelmä

Kokonaisaineisto

Ei-todennäköisyysotanta: harkinnanvarainen poiminta

Kysely lähetettiin kaikille Suomen 336 kunnalle ja lisäksi 96 kuntayhtymälle (kaikkiaan 184 kuntayhtymästä saatiin 96 kuntayhtymän yhteystiedot).

Keruumenetelmä

Itsetäytettävä lomake: verkkolomake

Keruuväline tai –ohje

Puolistrukturoitu lomake

Datatiedostojen kieli

Aineistopaketti voi sisältää samoja tiedostoja eri kielisinä.

Aineisto sisältää datatiedostoja seuraavilla kielillä: suomi.

Tietoarkisto kääntää kvantitatiivisia datatiedostoja englanniksi. Lisätietoja käännöspyynnön jättämisestä.

Datan versio

1.0

Aineiston käytössä huomioitavaa

Aineistosta on poistettu kuntien ja kuntayhtymien nimet sisältävä muuttuja sekä anonymisoitu avovastauksia.

Painokertoimet

Aineisto ei sisällä painomuuttujia.

Viittausvaatimus

Aineistoon ja sen tekijöihin tulee viitata asianmukaisesti kaikissa julkaisuissa ja esityksissä, joissa aineistoa käytetään. Tietoarkiston antaman malliviittaustiedon voi merkitä lähdeluetteloon sellaisenaan tai sitä voi muokata julkaisun käytäntöjen mukaisesti.

Malliviittaus

Heikkilä, Anssi (Jyväskylän yliopisto): Kuntien yhteisen tehtäväluokituksen ja eAMS:n käyttö 2011 [sähköinen tietoaineisto]. Versio 1.0 (2012-07-10). Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto [jakaja]. https://urn.fi/urn:nbn:fi:fsd:T-FSD2737

Julkaisusta tiedottaminen

Viitetiedot julkaisuista, joissa aineistoa on käytetty, toimitetaan Tietoarkiston asiakaspalveluun asiakaspalvelu.fsd@tuni.fi.

Varaumat

Aineiston alkuperäiset tekijät ja Tietoarkisto eivät ole vastuussa aineiston jatkokäytössä tuotetuista tuloksista ja tulkinnoista.

Käytön ja kuvailun oheismateriaalit

Heikkilä, Anssi (2012). Kuntaorganisaatioiden näkemykset kuntien yhteisestä tehtäväluokituksesta sekä sähköisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta. Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto. Historian ja etnologian laitos. Arkistonhallinnan pro gradu -tutkielma. http://urn.fi/URN:NBN:fi:jyu-201205241725 [viitattu 11.7.2012].

Julkaisut aineistosta

Heikkilä, Anssi (2012). Kuntaorganisaatioiden näkemykset kuntien yhteisestä tehtäväluokituksesta sekä sähköisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta. Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto. Historian ja etnologian laitos. Arkistonhallinnan pro gradu -tutkielma. http://urn.fi/URN:NBN:fi:jyu-201205241725 [viitattu 11.7.2012].