Ohjeet

Aila on Tietoarkiston sähköinen palvelukokonaisuus, joka sisältää aineistoluettelon, aineistojen tilaus- ja toimitusjärjestelmän sekä aineistojen arkistointiin tarkoitetun tiedostojen siirtopalvelun. Lisäksi Aila sisältää rekisteröityneistä käyttäjistä muodostetun asiakasrekisterin (ks. tietosuojaseloste).

Asiakas voi itse tehdä tarkkoja hakuja aineistoista ja ladata aineistoja käyttöönsä kunkin aineiston käyttöehtojen mukaisesti kirjauduttuaan palveluun. Ailassa on myös CC BY 4.0 lisensoituja vapaasti käytettäviä aineistoja, jotka voi ladata rekisteröitymättä ja kirjautumatta palveluun.

Ailan asiakkaaksi rekisteröityminen tukeutuu HAKA-käyttäjätunnistusjärjestelmään. Yliopistojen ja korkeakoulujen henkilökunta ja opiskelijat voivat kirjautua Ailan käyttäjiksi omilla käyttäjätunnuksillaan. Rekisteröityminen hyväksytään välittömästi, ja asiakas pääsee heti lataamaan aineistoja käyttöehtojen mukaisesti tai siirtämään arkistoitavaksi tarkoitetut tiedostot palveluun (ohje).

Jos asiakkaalla ei ole HAKA-tunnuksia, hän voi hakea Ailan käyttäjätunnusta Tietoarkiston asiakaspalvelusta. Ensisijaisesti näitä tunnuksia myönnetään ulkomaisten yliopistojen opiskelijoille ja tutkijoille sekä Haka-luottamusverkostoon kuulumattomien suomalaisten tutkimusorganisaatioiden jäsenille. Rekisteröitymislomakkeessa kysytään, mihin asiakas tarvitsee Ailaa (aineiston lataus tai aineiston luovutus). Jos asiakas rekisteröityy ladatakseen aineistoja, häneltä kysytään aineistojen käyttötarkoitusta. Asiakaspalvelu käsittelee rekisteröitymisen noin viikon sisällä. Käyttäjätunnus ja salasana lähetetään sähköpostitse, jos rekisteröityminen on hyväksytty.

Rekisteröityneen käyttäjän tiedoissa on oltava toimiva sähköpostiosoite. Käyttäjän muuttaessa sähköpostiosoitettaan on uusi osoite vahvistettava. Annettuun sähköpostiosoitteeseen lähetetään viesti, jonka linkkiä klikkaamalla uusi osoite päivittyy käyttäjän tietoihin. Vahvistusviestin voi lähettää uudelleen profiilisivun kautta.

Aineistot ladataan yksitellen aineistokuvailusivulta. Muiden kuin CC BY 4.0 lisensoitujen aineistojen latauksen yhteydessä täytetään käyttölupahakemus, johon kirjataan käyttötarkoitus, hankkeen tai tutkimuksen nimi ja lyhyt kuvaus sekä mahdollinen rahoittaja. Lataamalla aineiston asiakas sitoutuu noudattamaan käyttöehtoja.

Osa aineistoista on (A) vapaasti käytettävissä ilman rekisteröitymistä (CC BY 4.0 lisensoidut aineistot). Suurin osa aineistoista on saatavissa palveluun rekisteröitymällä ja kirjautumalla (B) tutkimukseen, opetukseen ja opiskeluun, ja osa (C) vain tutkimukseen ja ylempiin opinnäytteisiin (esim. väitöstutkimukseen, pro graduun ja ylemmän AMK-tutkinnon opinnäytetyöhön). Joitakin aineistoja voi saada käyttöönsä (D) vain aineiston luovuttajan erillisellä luvalla. Lupaa haetaan Ailan kautta.

Tutkimuksella tarkoitamme yliopistoissa ja tutkimuslaitoksissa tai niihin rinnastettavissa organisaatioissa tehtävää työtä, jossa etsitään vastauksia asetettuihin kysymyksiin oman oppiaineen metodeja soveltaen ja aineistoa systemaattisesti analysoiden. Opetus tarkoittaa yliopistossa, ammattikorkeakoulussa tai niihin rinnastettavassa organisaatiossa annettavaa oppiaineen tai menetelmien koulutusta. Opiskelulla tarkoitamme yliopistossa, ammattikorkeakoulussa tai niihin rinnastettavassa organisaatiossa opettajan johdolla suoritettavia opintoja.

Ailan käyttöliittymän kieli ja aineistokuvailujen kieli ovat toisistaan erilliset. Käyttöliittymän kielet ovat suomi ja englanti. Aineistokuvailuja voi tarkastella suomeksi tai englanniksi riippumatta siitä, kumman kielen on valinnut käyttöliittymän kieleksi. Kaikki aineistot kuvaillaan suomeksi ja englanniksi.

Rekisteröityneillä ja Ailaan kirjautuneilla käyttäjillä käyttöliittymän oletuskieli on sama kuin rekisteröityessä valittu palvelukieli. Käyttäjä voi vaihtaa koko aineistoluettelon kielen luettelon yläpuolelle sijoitetusta pudotusvalikosta. Yksittäisen aineistokuvailun kielen voi muuttaa kuvailusivulla, jos kieliversioita on saatavilla.